Welche Variablen werden kostenlos angepasst?
Im Standard liefer ich Ihnen sämtliche Texte für die eMail-Einladungen, Webseiten etc. mit. Sollten Sie für Ihr Unternehmen Anpassungsbedarf sehen kann dieser im Rahmen des Onboardings durchgeführt werden. Im folgendne möchte ich die einzelenen Punkte aufzeigen, die ich für Sie ohne zusätzliche Kosten anpassen kann.
Eigenes Logo
Es kann Ihr Unternehmenslogo hinterlegt werden. Dieses wird dann sowohl auf dem Zertifikat, als auch auf der Schulungshomepage angezeigt.
Einladungstexte mit Betreff
Die Mails, die ihre Mitarbeitenden als Einladung für die Schulungen erhalten lassen sich an Ihre Bedürfnisse und ihr Unternehmen anpassen. Selbstverständlich auch der Betreff der Mail.
Erinnerungstexte
Die Texte, die Ihre Mitarbeitenden zur Erinnerung an fällige Schulungen erhalten lassen sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Erinnerungintervall und Häufigkeit
Im Standard werden Ihre Mitarbeitenden alle 10 Tage an fällige Schulungen erinnert und das 3 mal. Danach empfiehlt es sich über die ebenfalls verfügbaren Berichte die Teilnahme im persönlichen Gespräch nachzuhalten.
Webseitentext
Die Schulungsvideos sind in eine Webseite eingebunden, deren Texte Sie anpassen können.
Jede Schulung wird von einer Prüfung abgeschlossen. Auch die Texte auf dieser Seite lassen sich individuell anpassen. Das gleiche gilt für die Webseitentexte der Abschlussseite.
Wiederholungsintervall für die Schulung
Datenschutz ist ein Prozess der von kontinuierlicher Verbesserung lebt. Daher müssen Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für die Themen des Datenschutzes sensibilisiert werden. Für die einzelnen Schulungen lassen sich Intervalle zwischen einem und zwei Jahren festlegen.
Form der Einladung (einzeln pro Schulung oder gesammelt)
Sie können entscheiden, ob für jede Schulung eine einzelne Mail gesendet werden soll oder ob Ihre Mitarbeitenden gesammelt über eine Mail zu allen Schulungen eingeladen, bzw. Erinnert werden sollen.
Welche Einstellungen sind fest hinterlegt?
Versandzeitpunkt Einladungen und Erinnerungen
Nachdem Sie Schulungen ihren Mitarbeitenden zugewiesen haben, werden die Einladungsmails mit den Links zu den Schulungen um 7:30 Uhr deutscher Zeit versendet.
Sollten Ihre Mitarbeitenden zugewiesene Schulungen noch nicht abgeschlossen haben werden die Erinnerungen um 7:20 Uhr versendet.
Versandadresse der Einladung
Die Versandadresse für Schulungseinladungen und Erinnerungen ist immer „noreply@dsweb.datenschutz-nordbayern.de“
Datenschutzrechtliche Fragen
Selbstverständlich werden auch bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden von diesen personenbezogene Daten, die unter die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung fallen, verarbeitet. Bei der Entwicklung des Online-Schulungsportals wurde darauf geachtet, dass die Schulungen so wenig Daten Ihrer Mitarbeitenden, wie möglich verarbeiten
Welche Daten meiner Mitarbeitenden werden verarbeitet?
Es werden folgende Daten verarbeitet:
- Logdaten (Protokolldaten des Webservers auf dem die Seite läuft)
- Mail-Adresse (Pflichtfeld zur Zustellung der Einladungen und Erinnerungen)
- Stammdaten (Name, Vorname, Anrede, Personalnummer als optionale Felder zur Anrede in den Mails, den Webseiten und dem Zertifikat)
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Folgende Speicherfristen gelten:
- Logdaten (7 Tage)
- Mail-Adresse / Stammdaten (Nachdem der Mitarbeitende auf „gelöscht“ gesetzt wurde, Löschung aus der Datenbank nach drei Jahren um die Verjährungsfristen aus dem Beschäftigungsverhältnis einzuhalten)
Welche Dienstleister werden eingesetzt?
Für das Hosting der Technik wird ausschließlich Strato eingesetzt. Mit Strato wurde für die Bereitstellung der Infrastruktur ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 abgeschlossen.
Für das Ausspielen der Schulungsvideos wurde explicit auf die Nutzung von YouTube verzichtet.
Braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO?
Ja, einen solchen Vertrag stelle ich Ihnen gerne bereit.
Können auch private Mail-Adressen genutzt werden?
Für die Nutzung privater Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden zur Ausspielung von Pflichtschulungen fehlt in der Regel die Rechtsgrundlage. Der Arbeitsvertrag als Rechtsgrundlage ist in den meisten Fällen nicht ausreichend. Daher empfehle ich für zur Nutzung der privaten Mail-Adresse eine Einwilligung einzuholen.
Sollten Sie hierzu Fragen haben berate ich Sie gerne.
